Tutorial menggunakan fasilitas mall marge microsoft word dalam membuat surat massal

J. Tutorial menggunakan fasilitas Mall Merge Microsoft Word dalam membuat surat masal

Fasilitas mail merge adalah sebuah fitur yang disediakan oleh microsoft word untuk membuat satu dokumen dengan banyak data. Contohnya yaitu pembuatan surat massal seperti surat undangan. Fasilitas ini terdiri dari dokumen utama dan data penerima. Berikut cara menggunakan mail merge untuk membuat dokumen massal:

1.      Buatlah sebuah dokumen, sebagai contoh surat seperti berikut. Pada dokumen ini nantinya akan ditambahkan Nama, Alamat, dan kota pada bagian yang telah disediakan.

2.      Langkah berikutnya adalah membuat data penerima dokumen massal. Klik mailing > start mail merge > step by step mail wizart, sehingga muncul pane mail merge di sebelah kanan jendela aplikasi.

3.      Pilih letter pada bagian select dokumen type, lalu klik step 1 of 6, next: starting document yang terdapat pada bagian bawah pane mail merge.

4.      Pilih use the current document pada bagian select recipient yang terdapat pada bagian bawah pane mail merge.

5.      Pilih type a new list pada bagian select recipient, lalu klik create sehingga muncul sebuah kotak pengaturan.

6.      Data-data yang ingin anda buat adalah Nama, alamat dan kota. Kita lakukan pengaturan untuk membuat data tersebut dengan mengklik customize colums sehingga muncul sebuah kotak pengaturan lagi.

7.      Pilihlah alah satu field yang akan diganti, misalnya klik first name>rename, lalu ketik teks “nama” dan klik ok.

8.      Lakukan langkah ke 7 untuk mengganti field-field yang lain, misalnya address line 1 menjadi “alamat” dan city menjadi “kota”

9.      Langkah selanjutnya tempatkan field yang telah diganti keurutan atas pada kotak dialog. Klil field yang akan dinaikan urutannya, kemudian klik beberapa kali tombol move up sampai pada posisi atas dan klik ok.